Virtuele trainingen; een andere aanpak

We zitten midden in een crisis veroorzaakt door COVID-19. Mensen werken zoveel mogelijk thuis en worden geconfronteerd met social distancing. Dat betekent onder andere dat het meeste contact met collega’s en anderen vooral virtueel is. Ook fysieke bijeenkomsten voor trainingen zijn op dit moment niet mogelijk en de meeste opleiders en trainingsbureau’s schakelen over naar virtueel. Zo ook Next Level Academy en PLUC!. Wij hebben de afgelopen weken veel extra ervaring opgedaan met het trainen in een virtuele setting. En we verwachten dat deze crisis een definitieve doorbraak wordt voor meer virtueel werken. Virtueel trainen vraagt echter wel om een compleet andere aanpak merken we. Het simpel aanbieden van een training op de manier waarop je was gewend, met als enige verschil dat je nu niet in een ruimte samen bent maar online, werkt volgens mij niet. In dit blog deel ik onze ervaringen en vertaal ik die ervaringen naar een aantal uitgangspunten voor een goede virtuele training. Het zijn uitgangspunten die wij hebben gehanteerd en blijven hanteren bij het herontwerpen van onze trainingen voor een virtuele setting.

Een andere dynamiek bij virtueel trainen

Een virtuele training kent een compleet andere dynamiek dan een fysieke training. Mensen zien elkaar als het meezit via de camera, maar in veel gevallen ook niet, en datzelfde geldt voor de trainer. Hierdoor gaat een groot deel van de non-verbale communicatie verloren. Bovendien is in een virtuele setting de aandachtsboog van de deelnemers kleiner dan in een fysieke setting. Waar je in een fysieke setting als trainer vaak reageert op de non-verbale signalen die je krijgt en mede daardoor speelt met interactie en werkvormen, zijn die signalen in een virtuele setting afwezig. Daar moet je in het vormgeven van de virtuele training dus op anticiperen. Ik zie intussen trainingen in een virtuele setting verschijnen die een volle dag, of zelfs twee dagen (!!), duren. Daar geloof ik niet in. Ik weet niet hoe het bij jullie zit, maar wanneer ik een uur naar een scherm heb zitten staren ben ik echt wel even klaar. De belangrijkste factoren van invloed op het ontwerp van een goede virtuele training zijn:

• Beperkte (of afwezige) signalen van non-verbale communicatie;
• Grotere druk op de aandachtsboog van deelnemers;
• Beperkte mogelijkheid tot het voeren van dialoog en interactie.

Andere uitgangspunten voor het ontwerpen van een virtuele training

Een virtuele training kent dus een andere dynamiek, en dat vraagt om een compleet andere aanpak, met bijpassende andere ontwerp variabelen. Optimaliseer daarom voor deelnemers en trainers de virtuele setting om het best mogelijke resultaat te bereiken. In het ontwerp kun je denken aan de volgende uitgangspunten:

• Maximaal een dagdeel virtueel

Zoals ik eerder aangaf geloven wij niet in volle dagen trainen in een virtuele setting. Als grens hebben wij, op basis van onze ervaringen uit het verleden, gekozen voor een dagdeel als absolute grens van wat we virtueel aanbieden. Langere trainingen zijn we nu dan ook aan het redesignen zodat ze worden opgeknipt in meer, en kortere, blokken. Overigens is dit uitgangspunt gekoppeld aan het uitgangspunt hier onder. Overigens kan hier nog een voordeel mee te halen zijn. Door de training op te knippen ontstaat bovendien de ruimte om tussen de virtuele bijeenkomsten daadwerkelijk aan de slag te gaan met het geleerde, om daar dan in de volgende bijeenkomst op terug te komen.

• Blokken van een uur, daarna minimaal 15-20 minuten pauze

De aandachtsboog voor offline leren is al beperkt. Bij online leren neemt de druk op de aandachtsboog verder toe. De onderlinge dynamiek in de groep is lager, reageren op elkaar is minder natuurlijk. Een online training komt in de praktijk toch meer neer op het geconcentreerd kijken naar sheets/trainer op een scherm, waarbij de interactie die er is meer wordt gestuurd in plaats van spontane interactie. Knip een training die langer dan een uur duurt dus op in blokken van maximaal een uur en zorg voor een goede pauze tussen de blokken om de benen te kunnen strekken.

• Heldere afspraken over interactie

Interactie verloopt in een virtuele omgeving minder natuurlijk dan in een offline omgeving. Toch is interactie goed te bereiken, mits je werkt met goede afspraken over die interactie. Veel platforms hebben sowieso een chatfunctie waar vragen in kunnen worden gesteld. En een aantal platforms hebben een “raise hand” functionaliteit. Mijn persoonlijke voorkeur gaat uit naar die functionaliteit. Het is beter voor de dynamiek van de bijeenkomst wanneer iemand die een vraag heeft die vraag ook echt zelf stelt. Begin een training altijd met afspraken over deze interactie. Een voorbeeld is om af te spreken dat iedereen op “mute” staat (wat sowieso prettig is om vervelende achtergrondgeluiden te voorkomen) en dat de trainer reageert op een “raise hand” door de specifieke deelnemer met een vraag het woord te geven.

Stay safe en we zien elkaar aan de goede kant van deze crisis!

Jan Heinen, PLUC!